Empfangsmitarbeiter/in (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)

• Literatur- und Rechtsprechungsrecherche in Datenbanken und Bibliotheken; Einsichtnahme in Handelsregister- und Grundbuchakten
• Unterstützung des Notariats bei der Ausfertigung, Bearbeitung und Archivierung und Hinterlegung von Originalurkunden, insbesondere bei großen Beurkundungen im Immobilien- und Transaktionsnotariat
• Gerichts-, Behörden- und Botengänge
• Verwaltung und Pflege des Archivs und des Literaturbestandes
• Technischer Support und die Überwachung der Funktionalität der Kopierer, Faxgeräte und Drucker (Unterstützung der Sekretariate)

Des Weiteren fallen für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung am Empfang (im Früh- und Spätdienst – Wochenwechselschichtdienst – von 8 bis 20 Uhr) die folgenden Aufgaben an:

• Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen sowie Rückrufnachrichten auch in Englisch
• Annahme und Versendung von nationalen und internationalen Kuriersendungen
• Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefax-Schreiben und E-Mails
• Empfang und Betreuung von Mandanten
• Verantwortung für den einwandfreien Zustand der Besprechungsetage inklusive der Besprechungszimmer
• Terminüberwachung und Koordination von Besprechungszimmern
• Organisation und Bestellung der für den Empfangsbereich notwendigen Verbrauchsgüter (z.B. Kaffee, Kaltgetränke, sonstige Verpflegung)